como gerir uma reunião eficazmente

lembras-te da última reunião na qual participaste? como a descreverias? rápida? secante?  desnecessária? fundamental?

a reunião pode ser um elemento fundamental de encontro para a tomada de decisão ou uma perda de tempo. o que pode fazer a diferença são as pessoas: as que gerem a reunião e as que nela participam (ou recusam participar).

 

 

se o teu papel na reunião é o de pessoa gestora (que convoca, que organiza…) aqui ficam algumas sugestões de podem ajudar.

 

perguntas que devemos fazer ANTES de convocar uma reunião

📌 qual é o tópico? há tópicos dentro do tópico? Steven Rogelberg sugere mesmo que não se usem tópicos na construção da agenda da reunião, mas sim perguntas que precisam de ser respondidas.

📌 esta reunião acontece no seguimento de outra? há informação pendente?

📌 esta será uma reunião recorrente – se sim, qual a sua frequência?

📌 quem são as pessoas essenciais na reunião? que papel vão assumir? tenho de lhes pedir algo antes da reunião?

📌 quem são as pessoas não essenciais na reunião mas que precisam estar a par dos desenvolvimentos? quais são os canais que  vamos usar para fazer este follow up?

 

decisões a tomar antes de convocar uma reunião 

tendo em conta o tópico da reunião, o que será mais proveitoso: uma reunião longa ou duas, mais curtas? a reunião tem mesmo de ter uma hora de duração?

Se não é preciso mais de sete minutos para concretizar o objectivo de uma reunião, então não deve gastar mais tempo. Não estique sete minutos para trinta.

J. Fried e D. H. Hansson, Rework, p. 107

 

há necessidade de criar uma consistência de calendário de reuniões futuras?

quais são os canais de comunicação (e-mail, whatsapp, Google calendar, slack…) que dão apoio às equipas e quais as suas funções?

qual será o local da reunião: presencial ou online? neste último caso que plataforma usar? as pessoas conhecem e estão habituadas à mesma?

a pessoa responsável pela convocatória da reunião deverá ainda ter como procedimento habitual não convocar reuniões de um dia para o outro, contemplando tempo para que as pessoas se possam preparar para a reunião. também é fundamental ajudar as pessoas a entender o motivo da reunião. como? escrevendo e partilhando esses objectivos – em forma de perguntas.

 

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há muitos anos que uso uma ferramenta para me ajudar a preparar, a gerir e a estar nas reuniões: os seis chapéus do pensamento, de Edward de Bono. num próximo artigo sobre reuniões irei partilhar de que forma é que o verbo chapelar pode ajudar numa reunião.

 

sugestões de leitura: 

Jason Fried e David Heinemeier Hansson, Rework, editado na Lua de Papel

5 elementos essenciais para uma reunião eficaz  

 

📷 Avel Chuklanov on Unsplash