7 passos para uma comunicação clara e assertiva

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desde 2014 que trabalho a partir de casa usando o e-mail e outros canais para criar pontos de comunicação com as equipas.

sei que agora se usa muito o teams, mas ainda não tive oportunidade de usar.

diariamente uso o slack e o e-mail, o whereby e o zoom. evito usar o whatsapp para questões de trabalho, pois nessa plataforma é mais difícil de gerir as expectativas de resposta das pessoas com quem se está a dialogar. são frequentes as vezes em que peço, no messenger ou no whatsapp, que me contactem via e-mail para podermos dar continuidade à conversa.

antes de avançarmos para a parte mais prática deste artigo, gostaria de sublinhar que:

estar online não significa estar SEMPRE disponível

parecem sinónimos, mas não são.

ainda que trabalhe com redes sociais, tal não significa que esteja disponível para as solicitações que nelas recebo, em real time. algumas pessoas não compreendem a razão pela qual demoro 24h a responder no messenger. ou porque é que estou no twitter a dizer disparates e não respondo, de imediato, ao seu e-mail.

tal acontece pois defino tempos no meu dia para as várias tarefas e para gerir as solicitações que recebo. defini o meu próprio horário de trabalho e procuro cumpri-lo, dentro do possível. há situações extraordinárias, como deve imaginar. mas são extraordinárias e assim devem permanecer.

 

(1) definir os canais de comunicação

hoje em dia há muitos canais de comunicação e muitas “portas abertas” no mundo digital. não é difícil encontrar uma dessas portas para falar com alguém.

quando se trabalha em equipa é muito importante, diria mesmo fundamental, definir

a) quais os canais de comunicação que vamos utilizar;

b) para que serve cada um dos canais, que uso dar no dia-a-dia e, também, quais os canais que vamos privilegiar em tempos de crise.

 

em suma: identifique de forma clara onde se fala do quê.

 

 

(2) definir as regras de utilização dos canais

dentro da nossa aplicação de trabalho em equipa, podemos ter vários canais. vou usar o exemplo do slack, que possibilita a criação de vários workspaces. cada um deles pode ser um projecto ou um ponto de encontro para dizer disparates. nem todos os membros da equipa terão de fazer parte de todos os canais. por isso é tão importante definir para que serve cada um deles e como devemos dizer.

se precisamos de um canal para dizer bom dia e sentirmo-nos próximos dos colegas, então que se crie esse canal.

tal como em todas as comunidades online, é necessário haver um moderador.

em suma: crie regras e tenha alguém responsável para zelar pelo seu cumprimento.

 

 

(3) gestão de reuniões

sofremos um bocadinho de reunite. resolvemos tudo com reuniões e se estas foram na hora do almoço? melhor ainda. pois bem, não sou grande fã de reuniões na hora de almoço, pois implica uma confusão grande entre lazer e trabalho. e os focos são diferentes, IMHO.

uma reunião de trabalho implica ter os pontos definidos e partilhados pelos seus intervenientes. isto permite que as pessoas se possam preparar para a mesma. também devem ter um gestor de reunião, responsável por verificar se os pontos da reunião foram abordados.

é importante que a reunião tenha uma hora de início e uma hora de fim: reuniões sem fim à vista não me permitem organizar o trabalho no pós-reunião. pensem por blocos, de 15 min ou de 30 min, depende um pouco do propósito da reunião.

evite o tópico “outros pontos de interesse” onde cabe tudo e mais um par de botas e que pode fazer resvalar a reunião para assuntos que, pensando bem, são mais acessórios do que essenciais.

em suma: defina pontos a abordar, de forma clara; definir hora de início e de fim.

 

 

(4) organizar as tarefas: as to do e as “on hold”

quando trabalhamos em equipa é natural que o avançar de uma tarefa dependa de outros. no meu caso em particular, trabalho com várias equipas, em diferentes projectos. como é que faço a gestão das tarefas?

é simples: tenho uma lista de TO DO, onde assinalo as tarefas que só dependem de mim para serem levadas a cabo; tenho outra lista, a que chamo de pendentes (ON HOLD) e onde assinalo as tarefas que só vou poder fazer depois da pessoa X ou Y avançar com algo.

pode usar diferentes formatos para este registo, digitais ou em papel. pessoalmente gosto de escrever essas tarefas em papel, pois no final dá-me muito gozo assinalar o check de “está feito”. também há quem use post its num quadro de cortiça; outros usam um quadro branco. é importante encontrarmos a nossa própria forma de registo.

em suma: tenha uma lista de tarefas organizada, de simples consulta e acesso, e onde seja possível fazer o ponto de situação do assunto.

 

(5) respeitar o tempo do outro

é muito importante evitar coisas como telefonar sem avisar. esta não é uma regra do teletrabalho, é uma regra para a vida, se me permite. atender o telefone implica que eu abandone a tarefa que estou a fazer, obriga-me a mudar de assunto. quando desligar o telefone e voltar à tarefa que tinha em mãos, vou precisar de mais tempo para voltar a focar.

se o assunto é urgente, o telefonema vai justificar-se. se for para dizer “olha, enviei um e-mail, podes ver?”, nesse caso o telefonema vai perturbar o trabalho da pessoa para quem estamos a ligar.

em suma: be like Aretha Franklin.

 

 

(6) atenção à linguagem

dizer: “faz isto quando puderes” é muito diferente de “preciso disto até amanhã, às 12h”. o “assim que puderes” é muito incerto e pode ser hoje ou daqui a 3 dias.

substitua o “assim que puderes” ou “ainda vais a tempo” por indicações concretas, tais como:

“preciso de resposta até às 18h de quinta, dia 30 de Abril”.

“não é urgente, vê se podes dar-me feedback durante a semana de 4 a 8 de Maio.”

“podemos reunir esta tarde? estou livre entre as 15h às 15h30”

em suma: diga, claramente, o que precisa, quando precisa e a quem quer pedir ajuda ou atribuir tarefas.

 

 

(7) pedir directamente à pessoa X ou Y

se precisa de uma resposta ou de um conselho da pessoa X, mencione essa pessoa na conversa. se precisa de delegar uma tarefa específica, mencione a pessoa que terá de fazer essa tarefa.

permita-me que ilustre este ponto com uma história: quando trabalhava num departamento de um banco, uma das pessoas responsáveis pela equipa tinha por hábito delegar tarefas da seguinte forma: dizia em voz alta “tem-se-que fazer isto até amanhã”. ora, como nenhuma das pessoas presentes na sala se chama “tem-se-que“, as tarefas não eram levadas a cabo. depois de algum tempo neste registo, a pessoa em questão começou a pedir à pessoa X, para fazer a tarefa Y, até à hora Z. e não é que o trabalho começou a fluir muito melhor?

em suma: chame as pessoas (humanas) a quem se delega as tarefas pelos próprios nomes.

 

 

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resumindo e baralhando

a comunicação clara e assertiva aprende-se e exige algum esforço, é um facto. tal como a simplicidade de que falei num outro artigo, a propósito do livro de Edward de Bono. uma vez apreendida e praticada, essa comunicação torna-se um hábito e uma ferramenta que nos permite ganhar tempo e confiar na equipa com a qual estamos a trabalhar, gerindo expectativas de forma realista.

 

precisa de ajuda na criação de processos de comunicação, com base na clareza?

a minha prática com as ferramentas como os seis chapéus do pensamento, bem como o meu trabalho na área do pensamento crítico constituem uma mais valia no meu processo de consultoria.

contacte-me através do e-mail [email protected]

 

 

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