O coronavírus adiou a minha conferência – e agora?

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“Confirmamos a reprogramação da 3.ª edição do evento para 17 de outubro, devido ao surto do novo coronavírus.”

Foi com esta frase solene que se tornou realidade o nosso maior receio desde que começamos a acompanhar a “caminhada” do coronavírus da China até ao nosso país: não seria possível realizar a ConfTSE na data inicialmente prevista, a 18 de abril.

Tenho de dar o devido crédito ao meu pai, que a 27 de fevereiro de 2020 me disparou esta: “Já tens um plano caso tenhas de cancelar o vosso evento de abril?” Eu não tinha. Na altura, não queríamos sequer pôr em cima da mesa a hipótese de termos de adiar a nossa ConfTSE para data incerta, num futuro também ele incerto.

No entanto, a 16 de março, já não se tratava de um receio, ou de uma hipótese em cima da mesa. Era a dura realidade e não agirmos com a rapidez necessária poderia comprometer a realização da conferência ainda este ano.

 

 

Plano de crise: quais os passos?

Começamos imediatamente a trabalhar num plano de crise, que teve de seguir uma ordem lógica para que nada falhasse. Além disso, não queríamos comunicar que o evento tinha sido adiado sem termos uma nova data, nem sem termos confirmação do que se mantinha e do que teria de ser adaptado para a nova data.

Primeiro passo: garantir que o auditório estaria livre e disponível para receber o evento no último trimestre do ano. Pedimos que nos indicassem duas datas possíveis para o adiamento da conferência. Com essas duas datas provisórias, tivemos de confirmar a disponibilidade com cada um dos 10 oradores da conferência, sete dos quais virão de fora de Portugal para a conferência. Foram dias de grande ansiedade, até recebermos as 10 respostas.

Com as disponibilidades dos oradores, chegamos à data final para a qual poderíamos adiar o evento: 17 de outubro. Então tivemos de a confirmar novamente com o auditório e, a partir daí, também com o alojamento e os voos para os oradores, com o serviço de catering, com o serviço de fotografia e vídeo e, finalmente, enviar um press release para os media, dando conta da alteração da data da conferência.

No dia anterior ao envio do press release para os media, foi importante falar com cada um dos 13 parceiros do evento de forma próxima e personalizada, dando conta do inevitável adiamento da conferência e reforçando que o apoio dos parceiros é fundamental para a realização do evento. Pontos importantes que comunicamos:

• a nova data, justificando a escolha de adiar mais para o final do ano, na expectativa de evitar novos adiamentos;
• que tudo se manteria igual no evento, desde o local, o tema, ao painel de oradores, os bilhetes, as contrapartidas, todas as condições acordadas previamente se manteriam;
• uma mensagem positiva de que a conferência voltará em outubro ainda mais forte, com mais novidades, mais participantes e mais partilha de conhecimento em ecommerce.

Foi também nesse dia que enviamos um email detalhado a cada uma das pessoas que compraram bilhete para a conferência, a dar conhecimento da nova data e de como podem usar o seu bilhete nesse dia. Aos participantes comunicamos os seguintes pontos:

• a nova data, justificando a escolha de adiar mais para o final do ano, na expectativa de evitar novos adiamentos.
• que mantivemos todos os oradores previstos e o apoio à nossa decisão de adiamento foi total, entre parceiros, patrocinadores e demais envolvidos.
• que se mantêm válidos todos os bilhetes de acesso entretanto adquiridos pelos interessados em assistir ao evento.

 

E agora? Como falar do evento?

Depois de conseguirmos manter o evento exatamente igual ao que tínhamos programado para 18 de abril (iupiii!), olhamos para o calendário: faltavam 215 dias para 17 de outubro. Como manter a conferência viva junto da comunidade? Como ir falando do evento, sem tentar vender bilhetes “descaradamente”? Como falar sobre um evento que vai juntar cerca de 600 pessoas, num momento em que todas as recomendações são para o isolamento social?

Com os oradores que entretanto já tínhamos anunciado, Chris Erthel, Samuel Costa Marques, Andrea Sericola e David Tomás, estivemos duas semanas a preparar um vídeo para partilharmos no dia 18 de abril, onde cada um deles se apresentou, disse sobre o que iria falar na sua apresentação na conferência e apelou à participação no evento a 17 de outubro. Afinal, também é importante manter os oradores motivados para a conferência!

Com os parceiros, preparamos webinars semanais gratuitos e dedicados ao tema que é o tema principal da conferência – Otimização da Conversão em Ecommerce – um assunto no qual os nossos parceiros são especialistas. Os parceiros fizeram um investimento na conferência, que com este adiamento apenas trará retorno em outubro. Desta forma, queremos apresentá-los o quanto antes como especialistas em ecommerce junto da comunidade da ConfTSE e, como aconteceu em alguns casos, promover desde já reuniões entre os parceiros e potenciais interessados nos seus serviços.

 

Faltam 150 dias

Olhei novamente para o calendário: faltam 150 dias para 17 de outubro. Daqui até lá continuaremos a pensar em novas formas de comunicar a conferência, sendo relevantes, partilhando conhecimento em ecommerce e tendo em conta o momento que atravessamos.

 

 

Quem é a Sónia? 

A Sónia foi minha formadora de um curso de social media, algures em 2013 ou 2014. Entretanto já fui sua convidada num podcast que partilhava com a Elsa Fernandes; por sua vez, a Sónia foi minha convidada numa das edições do #twitterchatpt. 

É natural do Porto, é casada com o Pedro Silva e é a mãe da Filipa. Formada em Jornalismo e especialista em Marketing Digital para Ecommerce no Tudo sobre eCommerce. Organiza anualmente a #confTSE, onde já tive a oportunidade de participar como parceira, promovendo o evento através do live tweeting. 

 

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